Handleiding

Handleiding ZorgberichtenApp.nl

Inhoud

Algemeen:

Taken:

Account aanvragen/registreren:

Inloggen:

Hoofdscherm:

Berichten bekijken:

Berichten aanmaken:

Beschikking/Toewijzing ontvangen (JW301/WMO301):

Bericht inlezen:

Verzamelfactuur maken:

Handleiding:

FAQ:

Uitloggen:

Overige:

Algemeen:

De ZorgberichtenApp is bedoeld voor zorgaanbieders die Jeugdhulp en/of WMO (ZIN) producten leveren en dienen te communiceren via het XML berichtenverkeer (i-Standaarden/Vecozo) met gemeenten. Binnen de ZorgberichtenApp kunnen zowel registratie- als declaratieberichten aangemaakt, geïmporteerd en verstuurd worden.

De volgende taken kunt u uitvoeren via de ZorgberichtenApp:

  • Berichten aanmaken en downloaden als XML of PDF formaat. Het gedownloade XML bestand kan worden opgeladen op Vecozo.
  • Berichten inzien die u aangemaakt, ingelezen, verzonden- en/of ontvangen heeft via Vecozo.
  • Berichten inlezen die u van Vecozo heeft ontvangen en deze opslaan in XML en/of PDF formaat (XML kan verwerkt worden in bijvoorbeeld Excel).
  • Verzamelfactuur per gemeente inlezen (bron: Excel). Er zijn Excel templates via de site beschikbaar die u kunt gebruiken om declaraties/facturen aan te maken.

Taken:

Account aanvragen/registreren:

U kunt een account aanvragen voor de ZorgberichtenApp door het formulier in te vullen op de website. Kies voor het menu item: “Registreren”

U komt dan in het aanmeldingsformulier waarbij u een aantal velden dient in te vullen. U kunt één of meerdere accounts aanvragen per AGB-code. Als u bevestigd heeft (kies voor: “Aanmelden”) ontvangen medewerkers van de ZorgberichtenApp dit ingevulde formulier. Op basis hiervan wordt uw AGB-code(s) gecontroleerd en ontvangt u een mail met een overeenkomst die u getekend moet retourneren (en aanvullende vragen voor de koppeling met Vecozo). Nadat alles getekend, ontvangen en akkoord is, ontvangt u op het opgegeven emailadres de inloggegevens.

Inloggen:

Wanneer u wilt inloggen, dient u naar de website te gaan en te kiezen voor het menu item: “Inloggen”

Het volgende scherm verschijnt:

Vul het emailadres of de gebruikersnaam in die u heeft opgegeven bij het registreren en kies voor: “Inloggen” aan het eind van de balk.

U krijgt de volgende melding:

Als u nu in de opgegeven mailbox kijkt ziet u een bericht van de ZorgberichtenApp met de volgende tekst:

Geachte,

Klik op de bijgevoegde link om in te loggen op ZorgberichtenApp.nl: https://labs.wpfactory.nl/zba-dev/inloggen/?uid=2&token=b1788fe07414f2d608fa779f0dfb515a&nonce=246fd8ba66

Wanneer u op de link klikt komt u op de ZorgberichtenApp website, bent u ingelogd en kunt u aan de slag.

Hoofdscherm

Wanneer u bent ingelogd op de ZorgberichtenApp komt u in het hoofdscherm. In dit scherm vindt u de meest up-to-date informatie over de processen en de software die relevant is bij het gebruik van de ZorgberichtenApp.

Berichten bekijken

Wanneer u kiest voor het menu item: “Berichten”, ziet u in het volgende scherm alle berichten staan die u verwerkt (aangemaakt, geïmporteerd, verstuurd, ontvangen etc.) heeft met een status en de betreffende gemeente die betrokken is.

Boven in het scherm kunt u filteren op bericht, status van een bericht of een betreffende gemeente.

Let er op dat u bij het ontvangen van (nieuwe) beschikkingen/toewijzingen (JW301/WMO301) ook moet antwoorden met een retourbericht (JW302/WMO302). Dit dient u handmatig zelf aan te geven. Hierna kunt u het start zorg bericht (JW305/WMO305) aanmaken en versturen. U kunt vaak pas geleverde zorg declareren/factureren als een start bericht binnen is bij de gemeente. Bij beëindiging van een zorglevering, dient u dit aan te geven met een stop zorg bericht (JW307/WMO307). U ontvangt van de betreffende gemeente een retourbericht op deze berichten.

Berichten aanmaken:

Via het menu item: ”Aanmaken” kunt u berichten aanmaken zoals de:

  • 315 Aanvraag beschikking/toewijzing
  • 305 Start zorg
  • 307 Stop zorg
  • 303D Declaratie of 303F Factuur

Let op! U mag/kunt in de 315 meerdere producten aanvragen.

Let op! U kunt ook per gemeente/cliënt een verzamelfactuur maken zie hiervoor het hoofdstuk: “Verzamelfactuur aanmaken”.

Beschikking/Toewijzing ontvangen (JW301/WMO301)

Wanneer u een koppeling heeft met Vecozo via de berichtenapp (u dient hiervoor een toestemmingsverklaring aan te maken voor de ZorgberichtenApp) ontvangt u automatisch de JW301/WMO301 van de gemeente in de app.

Let op! U kunt in de 301 meerdere producten krijgen toegewezen van de gemeente.

Let op! De 301 kan ook een stopbericht zijn (soort stop zorg bericht van de gemeente kant wanneer de zorg stopt i.v.m. bijvoorbeeld verhuizing of overlijden).

Nadat een 301 is binnengekomen (of is ingelezen) in de ZorgberichtenApp ziet u het volgende staan in het berichtenscherm:

U kunt eenvoudig een retourbericht sturen door te klikken op: “Bevestigen (maak 302)”. In het scherm wat daarop volgt kiest u voor: “Versturen”. Het bericht is verstuurd en opgeslagen (zie berichtenscherm).

Bericht inlezen:

Als u in het menu kiest voor het menu item: “Inlezen” heeft u de mogelijkheid om een XML bericht in te lezen. Het bericht wordt zichtbaar in het hoofdscherm en u kunt dit bericht lezen of downloaden als PDF (leesbaar) formaat. In dit scherm krijgt u het volgende te zien:

Door te kiezen voor: “Bladeren” kunt u het bestand kiezen welke u wilt inlezen. Selecteer dit bericht en kies voor: “Openen”. Nadat u terug bent in het scherm, kies dan voor de button: “Inlezen”. Het bericht wordt ingelezen in de app en is beschikbaar, zichtbaar en te openen via het hoofdscherm.

Verzamelfactuur maken

Binnen de ZorgberichtenApp is het mogelijk om meer factuurregels aan te maken in een declaratie. Hiermee maakt u per periode een totale factuur voor één gemeente met meerdere cliënten/producten, dit is toegestaan. Kies hiervoor het menu item: “Verzamelfactuur”. Het volgende scherm verschijnt:

Door te kiezen voor: “Bladeren” kunt u het bestand kiezen welke u wilt gebruiken om een declaratie/factuur aan te maken. Selecteer dit bericht en kies voor: “Openen”. Nadat u terug bent in het scherm, maak dan een keuze in het tweede gedeelte JW of WMO. Kies hierna voor de button: “Declaratie/Factuur aanmaken”. Het bericht wordt ingelezen in de ZorgberichtenApp en is te zien (en daarna te openen/downloaden) via het berichtenscherm. Om deze declaratie/factuur te versturen naar Vecozo dient u nog wel het bericht te selecteren en te kiezen voor: “Versturen”.

Handleiding

Via het menu item: “Handleiding” vindt u altijd de meest up-to-date handleiding van de ZorgberichtenApp.

FAQ

Onder dit menu item vindt u altijd de meest gestelde vragen over het gebruik van de berichtenapp, met daarbij de antwoorden en uitleg indien nodig.

Uitloggen:

Om uit te loggen kiest u voor menu item: “uitloggen” u wordt dan uitgelogd uit de ZorgberichtenApp.

Let op! De ZorgberichtenApp logt zelf uit wanneer de app langer dan 20 minuten niet gebruikt wordt als beveiligingsmaatregel.

Overige:

Mocht u nog vragen hebben over de app of andere vragen over het proces of aanvullende producten bij de ZorgberichtenApp, stuurt u dan een mail naar info@zorgberichtenapp.nl. Wij zullen hier dan zo snel mogelijk op reageren. U kunt ook bellen naar de servicedesk, bereikbaar via: 070-4400270.